Samkvæmt lögum um íslensk einkahlutafélög skal félagið sjálft halda hlutaskrá (stundum kölluð hluthafaskrá eða hluthafalisti). Kveðið er á um þetta í 19. grein laganna, en hún hljóðar svo:

19. gr. Þegar einkahlutafélag hefur verið stofnað skal stjórn þess þegar í stað gera hlutaskrá. Heimilt er að hafa skrána í tryggu lausblaða- eða spjaldaformi eða tölvuskrá hana.

• Í hlutaskrá skulu hlutir skráðir í númeraröð og skal fyrir sérhvern hlut greint frá nafni eiganda, kennitölu og heimilisfangi.
• Gefa má út hlutaskírteini í einkahlutafélögum.
• Verði eigendaskipti að hlut og ákvæði 14. og 15. gr. eru þeim ekki til fyrirstöðu skal nafn hins nýja hluthafa fært í hlutaskrána þegar hann eða löglegur umboðsmaður hans tilkynnir eigendaskiptin og sannar rétt sinn. Enn fremur skal geta eigendaskipta- og skráningardags. Sá sem eignast hefur hlut getur ekki beitt réttindum sínum sem hluthafi nema nafn hans hafi verið skráð í hlutaskrá eða hann hafi tilkynnt og fært sönnur á eign sína á hlutnum.
• Ef þess er krafist af hluthafa eða veðhafa skal félagið gefa út staðfestingu um færslu í hlutaskrána.
• Hlutaskrá skal ætíð geymd á skrifstofu félags og eiga allir hluthafar og stjórnvöld aðgang að henni og mega kynna sér efni hennar.

Þetta er auðvitað meingallað fyrirkomulag sem býður upp á bæði mistök og margskonar sniðgöngu á lögum, t.d. í tengslum við skatta og takmarkanir á eignarhaldi. Eðlilegast væri að að Fyrirtækjaskrá héldi utan um hlutaskrá allra félaga, rétt eins og hún heldur utan um samþykktir þeirra, stjórnarsetu, prókúru og endurskoðendur. En það er alveg efni í sérstaka umfjöllun.

Ástæðan fyrir þessari færslu er sú að ég veit að fjölmörg einkahlutafélög halda ekki utan um þessi mál í samræmi við það sem kveðið er á um í lögunum – og þar sem ég er tiltölulega nýbúinn að fara í gegnum það með bæði lögfræðingum og endurskoðendum að koma þessu á form sem uppfyllir lögin í einu og öllu fannst mér um að gera að deila afrakstrinum af þeirri vinnu með öðrum sem vilja hafa þessi mál í réttum farvegi.

Excel-skráin hér að neðan sýnir ímyndaða atburðarás við stofnun, fjármögnun og eigendaskipti á hlutum í einkahlutafélagi. Þetta þarf svo að uppfæra þetta í hvert sinn sem breyting á sér stað í hluthafahópnum og tryggja að skjalið sé aðgengilegt hluthöfum og yfirvöldum þegar þess er óskað.

Úfylling skjalsins á að skýra sig nokkurnvegin sjálf, sérstaklega með hliðsjón af lögunum. Skráin er á bæði ensku og íslensku til að geta nýst ef erlendir aðilar eru (eða eru líklegir til að verða) í hluthafahópnum. Fyrir rammíslensk félög má að sjálfsögðu sleppa enskunni.

Smellið á myndina til að sækja skjalið:

share_registry.xls

Njótið!